/Policijoje pradedamas diegti vienas iš pažangiausių vadybos įrankių – LEAN

Policijoje pradedamas diegti vienas iš pažangiausių vadybos įrankių – LEAN

Lietuvos policija žengia pirmuosius žingsnius prisijaukinant vieną iš Lean vadybos įrankių – kasdienį vizualų veiklos valdymą.

Pirmieji padaliniai pradeda taikyti naująjį įrankį, keisdami darbo organizavimą, užduočių valdymą bei komunikavimo kultūrą.

Strateginių tikslų įgyvendinimą „popieriuje“ keičia kasdienė veiklos valdymo ir tobulinimo disciplina. Ilgus (dažnai beverčius) „pirmadieninius“ pasitarimus keičia trumpi, struktūruoti ir disciplinuoti kasdieniai susitikimai – išlaikant fokusą tik į tai, kas svarbiausia siekiant strateginių tikslų, kas daro poveikį organizacijos klientui bei kas yra būtina gerinant mūsų paslaugų kokybę.

Viešojo valdymo tobulinimo programoje 2012-2020 m. numatyta, kad daugelis viešojo valdymo institucijų atliekamų funkcijų nesusietos su laukiamais rezultatais ir visuomenės poreikiais, todėl negali būti nustatomas jų veiksmingumas ir socialinis poveikis. Viešojo valdymo institucijos nepakankamai efektyviai ir taupiai atlieka su visuomenės poreikių tenkinimu tiesiogiai nesusijusias bendrąsias funkcijas, tai didina viešojo valdymo išlaidas ir neužtikrina veiklos efektyvumo. Programoje teigiama, kad viešojo valdymo institucijose vyrauja biurokratinė bendradarbiavimo kultūra, neplėtojamos kitos neįprastos bendradarbiavimo ir komunikavimo formos, per mažai naudojamasi naujų technologijų galimybėmis šioje srityje.

Todėl šis vykdomas Lean veiklos tobulinimas yra nukreiptas į aiškios ir patogios sistemos kūrimą, kuri leidžia darbuotojams ir pareigūnams nešvaistyti laiko biurokratijai, o susitelkti į vertės kūrimą – prevencinį darbą, greitesnį reagavimą, abipusio ryšio su piliečiais užtikrinimą, pasiekiamumą ir prieinamumą.

„Vizualių veiklos valdymo lentų parengimas nėra tiesiog darbų ir grafikų perrašymas į lentą, kaip atrodytų iš pirmo žvilgsnio. Tai reikalauja keisti strateginį bei sisteminį mąstymą, pasitelkti kūrybinį požiūrį. Na ir užsispyrimo, nes keisti įpročius yra sunkiausia“-pasakoja policijos generalinio komisaro pavaduotojas Rimantas Bobinas. Pasak jo, policijoje žengiami tik pirmieji žingsniai ir susiduriama su pirmaisiais iššūkiais, tačiau plečiant šį metodą sistemos mastu bus siekiama šalinti barjerus tarp padalinių ir įtraukti „atskiras funkcijų karalystes“ į vientisą valdymą. „Sieksime išsiugdyti ir išlaikyti fokusą į ateitį, į priežastis, į veiklos tobulinimą, nes pavyzdžiai rodo, kad tokia disciplina stiprina bendradarbiavimo kultūrą ir priverčia vadovus nuoširdžiau atsigręžti į savo darbuotojus ir labiau juos įtraukti bei motyvuoti“ – teigia Rimantas Bobinas.

Pirmieji startavę padaliniai dalinasi įžvalgomis, kaip sekasi pratintis dirbti kitaip:

Pokytis reikalauja mokymosi:

„Nelengva keisti esamus vadybos įpročius ir elgseną „atrandant“ mūsų klientą kasdienėje veikloje, o ne ataskaitinio laikotarpio pabaigoje“;

„Reikalinga disciplina susikoncentruoti į vidinį klientą administravimo padaliniams, kurie, atrodo užsiimantys „biurokratija“, o iš tiesų teikia vidines paslaugas, kurių kokybę turime išmokti pamatuoti“;

„Svarbiausia suvokti, kaip kiekvienu darbu prisidedame prie strategijos įgyvendinimo ar paslaugos kokybės gerinimo. Šio klausimo iškėlimas tampa kasdieniu „smegenų masažu“: „ar tai, ką darome kuria vertę? kaip tuo prisidedame prie strategijos įgyvendinimo?“ Atsakymai padiktuoja, kur darbas beprasmis, o kur reikalingas persiorientavimas – tam, kad kurtume vertę ir kokybę.“

Kokias mažas pergales ir naudą matome jau dabar?

„Džiaugiamės sklandesne vidine komunikacija padaliniuose“;

„Akivaizdus skaidrumas darbų paskirstyme ir jų rezultatuose“;

„Ugdoma problemų sprendimo disciplina: skaidresnis vadovo veikimas sprendžiant problemas;

„Vadovo vaidmuo transformuojasi iš „pavedimų formuotojo ir kontroliuotojo“ į komandą suorientuojančio, palaikančio ir ugdančio.“


Šaltinis: Lietuvos policija